Fallstudie - Erklärungsbögen für Gebührenerhebungen
Gebührenerhebung in der Abfallwirtschaft
Die Ausgangssituation
Ein großer kommunaler Entsorger strukturiert für 2012 die Gebührenerhebung in der Abfallwirtschaft um. Die ca. 60.000 Kunden müssen sich zur korrekten Veranlagung innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich erklären. Die bei der Erklärung erhobenen Daten dienen als Grundlage für die Bemessung der Gebühren.
Die Herausforderung
Die schriftlichen Rückläufer müssen ausgewertet und der Sachbearbeitung zugeführt werden. Dabei sind zum einen die Erklärungsfristen zu überwachen und zum anderen die erhobenen Daten zu prüfen, ggf. Schätzungen durchzuführen und die validierten Daten in das System zur Gebührenberechnung zurück zu führen.
Die Lösung
Unser UpToNet® DMS wird als Steuerungssoftware für den Erhebungsprozess eingesetzt. Per SAP-Export werden die Kunden- und Vertragsdaten in das DMS übernommen und die Erstanschreiben dort angelegt. Mittels ABBYY FlexiCapture werden den handschriftlichen Erklärungsbögen eingescannt und digitalisiert. Durch die UpToNet® Live-Folder Technik werden die Erklärungsfristen der Erstanschreiben überwacht und der Kunde bei Fristüberschreitung an die Erklärung erinnert. Das DMS führt die Sachbearbeitung durch diesen Prozess bis hin zur Schätzung der Veranlagung. Das Tagesvolumen der Rückläufer liegt dabei bei ca. 5000 Stück in der ersten Phase der Gebührenerhebung. Die erkannten Daten werden an UpToNet® DMS übergeben und über die Vertragsnummer dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. In den nächsten Stufen werden die Daten automatisch validiert und bei Zweifel, die durch Lesefehler oder unplausible Werte vorliegen, an die Sachbearbeiter weitergeleitet. Liegen die geprüften Daten vor findet die Rückführung der Daten in das SAP System statt.
Fazit
Durch Einsatz des UpToNet® Dokumentenprozessmanagement mit der ABBYY FlexiCapture Technologie konnte die Erhebung fristgerecht durchgeführt werden. Das System wird danach für die Abwicklung des Tagesgeschäfts (Neuverträge, Vertragsauflösung) und zur Bearbeitung von Leerstandsmeldungen eingesetzt.